Een urenregistratie voor mensen die daar niet van houden. 

Als ondernemer heb je er een hekel aan, maar je moet het doen. Urenregistratie. Bah! Het woord alleen al. Toen ik ooit bij de Gemeente Rotterdam bij het Ingenieursbureau werkte moest ik er ook aan geloven. Ze hadden er notabene een heuse prikklok waarmee jouw uren moesten corresponderen. Ik heb toen een diepe haat tegen elke vorm van tijdschrijven of tijdschrijvers ontwikkeld.

Voor mij stond het tijdschrijven symbool voor het mismanagement van talent – waarbij het management alleen stuurde op het aantal gedraaide uren omdat ze simpelweg geen idee hadden waar jij inhoudelijk mee bezig was – en het falen van de vakbond . Mij was immers verteld dat de prikklok het verworven recht was van de vakbond en zodat overuren betaald konden worden.

Geen ontkomen aan

Als ondernemer dacht ik bevrijd te zijn van deze hel. Helaas, niets is minder waar. Als startende ondernemer zal je bijvoorbeeld aan de fiscus moeten aantonen dat jij aan het urencriterium voldoet (tenzij je natuurlijk allerlei aftrekposten wilt mislopen).

Daarnaast hebben -in sommige businesses – klanten recht om te weten hoeveel tijd jij aan hun opdracht hebt besteed. Hoewel ik jou aanmoedig om zoveel mogelijk het uurtje-factuurtje model te vermijden zal je vaak niet anders kunnen om het hoofd boven water te houden.

Ook voor regelingen rondom innovatie zal je een urenregistratie moeten bijhouden. Heb je een subsidie binnengehaald is het logisch dat je de belastingbetaler netjes laat weten wat je exact hebt gedaan voor die centjes.

Zelfs investeerders vinden het prettig om te zien wat je nu exact gedaan hebt om te komen waar je bent.

En je zal jezelf betrappen dat je zodra je mensen gaat aannemen jezelf regelmatig zal ergeren aan de snelheid waarmee dingen gebeuren. Voor je het weet val je in de reflex om voor je nieuwe medewerkers een urenregistratie bij te houden – ook voor de niet subsidiabele activiteiten.

Het moet lonen

Ik ben daarom tot de conclusie dat urenschrijven zo slecht nog niet hoeft te zijn, zolang het meer is dan een controle tool. Het moet jou  helpen effectiever te worden in wat jij dagelijks zoal doet. Hoeveel tijd heb je waaraan besteed? En had het effect?

Recent heb ik Toggl ontdekt. Toggl is een tijdschrijftool. Dat je in je eentje kan gebruiken, maar ook als team. De tool is online te gebruiken en gratis te downloaden als desktopprogramma of mobiele applicatie voor iPhone en Android-telefoons. De heleboel synchroniseert netjes, dus dat is mooi. Dan kan je tenminste tijdschrijven van achter je laptop of op pad.

Super handig!

De kosten zijn overzichtelijk. er is een gratis versie, maar de meeste handige functies tref je in de pro-versie en die kost 5 dollar per maand voor jezelf, tot zo’n 80 dollar voor een bedrijf van 40 man. De tool geeft je een mooie rapportages die je dan personaliseren met je eigen logo etc.

Ik blijf het rot vinden, maar op deze manier is het ietsje meer draagbaar.

NOTE: Zelfs nu het urencriterium minder belangrijk aan het worden is blijft een dergelijke tool handig voor het bijhouden van je eigen effectiviteit en of je niet teveel tijd bezig bent met zinloze zaken. Je leeft maar één keer zorg dus dat je impact maakt.