Business tools Versimpelen — 26 november 2011
Backups en bestanden delen

Een ondernemer die ik ken is recent haar volledige hardeschijf met twee jaar aan administratie kwijt. Oef! Dat doet pijn. Zeker omdat het tegenwoordig mogelijk is om goedkoop een backup aan te houden waarbij je tegelijkertijd ook mobieler kan werken.

Het is niet alsof de dame in kwestie zelf geen backups hield. Automatisch werd er een backup gemaakt van haar bestanden, helaas was die koppeling het afgelopen halve jaar down waardoor ze alsnog een half jaar aan klantgegevens en administratie kwijt is. Echt een ramp!

KPN, UPC, Ziggo bieden tegenwoordig backup-online services aan. Back-ups zijn essentieel voor elke ondernemer, maar omdat je als ondernemer deze alleen nodig hebt als er een probleem is merk je pas de waarde van zo’n ding als het een keer mis gaat.

Van risicoreductie naar sneller resultaat

Ik heb het zelf jaren geleden gehad. Mijn laptop was uit de kofferbak van een bevriende ondernemer gejat. Stom natuurlijk, maar bij een bewaakte parkeerplaats in Amsterdam verwacht je dat je spullen veilig zijn. We ontdekten het pas thuis bij het afzetten. Ik werd letterlijk en figuurlijk niet goed. Ik zal dat gevoel nooit vergeten. Ik maakte wel eens backups, maar in die tijd maakte je dat nog op cd’s en was dat voor een zelfstandige ondernemer een pijnlijk tijdrovend proces. Omdat mijn toenmalige bedrijfje rond die tijd zo hard groeide denk je daarom andere prioriteiten te hebben. Wat ik zo leuk vind aan de backup oplossingen van nu is dat ze niet alleen als een soort verzekering dienen, maar met name als productiviteitstool. Kijk daar houden wij van!

Tegenwoordig werk ik veel meer mobiel waarbij ik werk op kantoor, in het café, in de trein, op mijn laptop, tablet of pc. Het lastige is om dan je bestanden synchroon te houden. Helemaal als je in een team werkt is dat essentieel.

Om dat topic te tacklen werk ik het afgelopen half jaar met Dropbox. ‘Eén plek voor al je spullen’ is hun slogan. Het is een tool die niet alleen via het internet een automatische back-up biedt van al je bestanden, maar die je ook de mogelijkheid geeft om vanaf elke computer, laptop, tablet toegang te hebben tot deze bestanden.

Nog mooier, je kan ook mappen aanwijzen waar meerdere mensen toegang tot hebben. Ideaal voor projecten en start-ups. Tot 2 GB opslag is Dropbox gratis. Je kan extra ruimte verdienen door mensen te introduceren. Ik ben zelf naar de Pro versie gestapt.  waarbij je 50 GB opslag krijgt voor 9,99 dollarper maand.

Lastig

Het enige serieuze nadeel van het werken met Dropbox de combinatie van meerdere identiteiten. Ik heb mijn eigen bestanden, prive admin en mijn eenmanszaak. Daarnaast ben ik bestuurslid van de CleanTech Business Club waarbij het essentieel is voor dit nieuwe team om continu de juiste versie van bestanden te hebben. Dat scheelt dubbel werk en frustraties. Dropbox lijkt me dat de slimme oplossing in plaats van het inelkaar flansen van een gezamenlijke server met de nodige security issues.

Het probleem is echter dat Dropbox nog niet de mogelijkheid heeft om twee accounts (mijn prive account en die van de zaak) tegelijkertijd te draaien. Er zijn wel oplossingen voor maar die zijn niet perfect en vragen het nodige knutselwerk. Zodra Dropbox komt met een oplossing laat ik het weten.

Related Articles

Share

About Author

Job raakt enthousiast van nieuwe manieren om slimmer en sneller te ondernemen. Hij zoekt continu nieuwe venturehacks en deelt ze hier. Job ten Bosch heeft een achtergrond in innovatie management en bedrijfswaarderingen. Als venture developer ontwerpt en ontwikkelt hij nieuwe ondernemingen voor eigen rekening of op resultaatsbasis voor opdrachtgevers.

(0) Readers Comments

Geef een reactie